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Obligaciones

Las Universidades de la Comunidad de Madrid, como instituciones que utilizan datos de carácter personal, tienen las obligaciones que, en materia de protección de datos, determina la legislación vigente. Las más relevantes son las siguientes:

  • Declarar los ficheros de datos personales, tanto informatizados como manuales, que utilicen para el ejercicio de sus competencias, y comunicarlos a los Registros de Ficheros de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid y de la Agencia Española de Protección de Datos, todo ello antes de iniciar el tratamiento de datos personales y realizar dicho tratamiento conforme a la declaración de los ficheros y a la legislación sobre protección de datos de carácter personal. 

    (Nota: los ficheros utilizados por Universidades privadas de la Comunidad de Madrid deberán inscribirse exclusivamente en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos).

  • Recoger y tratar adecuadamente los datos. Los formularios, o cualquier otro elemento o procedimiento que se utile para la recogida de datos personales, deberán adecuarse al principio de calidad, es decir, no deberán contemplar datos excesivos o no necesarios para el fin que se persigue. La fase de la recogida de la información y los restantes tratamientos deberán cumplir además con los principios de protección de datos expuestos con detalle en el apartado de Principios, que se corresponde con el apartado 8 de la "guía de protección de datos personales para Universidades" (información en la recogida de datos, consentimiento, datos especialmente protegidos, seguridad de los datos, deber de secreto, comunicación de datos y acceso a datos por cuenta de terceros).
  • Facilitar a las personas que lo soliciten el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, y cancelación sobre sus propios datos, cuando proceda, y de modo totalmente gratuito:
  • Acceso: informar a los interesados que lo soliciten, en el plazo máximo de un mes sobre los datos que de ellos tiene la universidad, cuál es su origen (por ejemplo, si se han obtenido mediante un formulario rellenado por él o han sido cedidos por la Comunidad Autónoma o la Administración General del Estado) y si se han comunicado a alguna otra institución u organismo ajenos a la propia Universidad.
  • Rectificación: a instancia del interesado, rectificar aquellos de sus datos que estén incompletos o sean inexactos, en un plazo máximo de 10 días.
  • Cancelación: cancelar los datos de las personas que lo soliciten cuando su tratamiento no se ajuste a la ley en un plazo máximo de 10 días. (por ejemplo, cuando se estén tratando datos sin que el fichero haya sido aprobado mediante la correspondiente disposición de carácter general).